Para que sus empleados sepan qué esperar el día de pago y para que su departamento de nómina funcione sin problemas, debe establecer políticas relacionadas. Los procedimientos dependen de la estructura de su negocio y las tareas que debe realizar para cumplir con las leyes federales, estatales y locales. Algunas políticas están relacionadas con sus empleados en su conjunto; otros están diseñados estrictamente para el departamento de nómina.
Salarios, períodos de pago y días de pago
Explique los períodos de pago y los días de pago a sus empleados. Por ejemplo, si paga quincenalmente, indique las fechas de inicio y finalización del período de pago de dos semanas y el día de pago real, como cada dos viernes. Desarrolle una estructura salarial transparente que explique los tipos de salarios que pueden recibir sus empleados. Esto incluye sueldos regulares, horas extras, sueldos, comisiones, aumentos salariales, vacaciones, bonificaciones y sueldos finales. Explique qué sucede con los cheques de pago que el beneficiario no reclama ni cobra. Por ejemplo, dependiendo de la ley estatal, es posible que deba enviar al estado la cantidad no cobrada después de un año.
Cronometraje
Aclare lo que sus empleados deben hacer para garantizar la presentación adecuada de la hoja de horas. Por ejemplo, si requiere que completen las hojas de horas semanales, explique los procedimientos de redondeo, las fechas de presentación, las consecuencias de falsificar las hojas de horas y quién puede endosar las hojas de horas.
Deducciones obligatorias
Enumere los tipos de deducciones que la ley le exige retener de los cheques de pago de sus empleados. Las deducciones obligatorias incluyen impuestos sobre la renta federales y estatales, impuesto del Seguro Social, impuesto al Medicare y, si corresponde, impuesto sobre la renta local, seguro estatal por discapacidad y embargo de salario. Dígales a sus empleados lo que deben hacer para garantizar una retención adecuada. Por ejemplo, deben completar y enviar un formulario W-4 para fines de retención de impuestos federales sobre la renta; de lo contrario, retendrá en el tramo impositivo más alto de estado civil civil único y cero asignaciones.
Pausas y almuerzos
La ley federal no requiere que le dé a sus empleados descansos cortos o períodos de almuerzo, pero si lo desea, los descansos cortos generalmente se pagan y los períodos de almuerzo no se pagan. Incluya en su manual de políticas los tiempos de descanso y almuerzo asignados, como dos descansos pagados de 15 minutos y una hora para el almuerzo, y si los empleados deben fichar su entrada y salida durante esos períodos.
Pago insuficiente y pago excesivo
Indique las condiciones bajo las cuales se emiten cheques manuales o de emergencia durante el pago insuficiente de los salarios. Explique lo que sucede durante un pago en exceso, como deducir el exceso de salario del próximo cheque de pago del empleado o suspender el pago del cheque pagado en exceso y volver a emitir un cheque por la cantidad correcta.
Beneficios a los empleados
Desglose los beneficios que ofrece y cómo pueden obtenerlos sus empleados. Esto puede incluir días de vacaciones, por enfermedad, personales y por duelo; seguro médico y de vida; planes de jubilación; cuentas de gastos flexibles; reembolsos de gastos comerciales; y anticipos de sueldo. Explique los métodos de acumulación para los días de beneficios pagados, como vacaciones y licencia por enfermedad, y qué sucede cuando un empleado toma más tiempo del que tiene disponible.
Procedimientos departamentales
Desarrolle políticas separadas para su departamento de nómina que describan cómo deben manejarse las tareas de nómina. Por ejemplo, incluya tareas y deberes de procesamiento de nómina y cronometraje asociados con departamentos relacionados, como contabilidad y recursos humanos. Explique los procedimientos de confidencialidad, como los requisitos de mantenimiento de registros, a quién se debe divulgar la información de nómina, el tipo de datos que se pueden divulgar y los pasos que los empleados de nómina pueden tomar durante una violación de seguridad.