Muchas pequeñas empresas emplean a una pequeña cantidad de empleados que funcionan de manera informal para realizar el trabajo de la empresa. Esta estructura informal generalmente funciona hasta que se producen cambios, como nuevos empleados, cambios en las responsabilidades o crecimiento del negocio. Los propietarios de pequeñas empresas a menudo descubren la importancia de la estructura organizativa cuando surge la incertidumbre sobre las responsabilidades y la supervisión. El organigrama es una representación gráfica del flujo de mando de la empresa. Comenzando con el presidente de la empresa, el organigrama jerárquico se ramifica vertical y horizontalmente para mostrar las relaciones y puede servir como una herramienta para las decisiones de personal.
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Obtenga descripciones de trabajo para todos los puestos de la empresa con información sobre los departamentos asignados, los supervisores y las relaciones de informes. Los nombres reales de los empleados se pueden agregar a la tabla después de que se complete la tabla. Si las descripciones de los puestos no están disponibles, haga una lista de puestos según las operaciones actuales.
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Imprima un organigrama en blanco que pueda completar mientras revisa la lista de empleados. Complete la tabla en la computadora si le resulta más fácil. También puede resultarle útil simplemente dibujar un organigrama a medida que desarrolla las relaciones jerárquicas y completa los títulos. Este gráfico en blanco es solo una herramienta para ayudar a visualizar la estructura y hacer revisiones.
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Agregue el título del presidente o propietario de la empresa en la parte superior del organigrama. La casilla del director de la empresa suele ser la única casilla del nivel superior. Si su empresa tiene más de un presidente y cada uno tiene la misma autoridad, agregue las casillas necesarias a ese nivel.
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Complete el título del asistente que depende directamente del presidente. Este puesto podría ser un gerente de oficina. Esta casilla de posición está a un lado y conectada solo a la casilla del presidente.
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Inserte títulos en el segundo nivel del gráfico para los puestos que dependen directamente del director de la empresa. En una empresa pequeña, este nivel puede ser solo un puesto. Quizás su empresa tiene un gerente que depende directamente del presidente o dos vicepresidentes que son responsables de operaciones y ventas.
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Enumere el tercer nivel de puestos que reportan directamente al segundo nivel. Cada nombre debe pertenecer al puesto al que informa. Por ejemplo, el vendedor reporta al vicepresidente o gerente de ventas y el contador reporta al vicepresidente o gerente de operaciones.
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Agregue niveles y posiciones adicionales según sea necesario. Su organigrama debe tener tantos niveles como relaciones de supervisión o departamentos haya en su empresa. Su organigrama puede tener solo una columna de cuadros para reflejar que el comando fluye directamente de arriba hacia abajo. Un gráfico así de simple aún puede proporcionar la base para el crecimiento a medida que una empresa agrega más puestos y las relaciones se vuelven más complejas.
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Compare el organigrama con las descripciones de puestos y las relaciones y responsabilidades de supervisión reales de los empleados existentes y ajústelo hasta que haya un acuerdo.