Cuando una empresa compra un producto o servicio a un vendedor o proveedor, generalmente recibe una factura. Un extracto de factura sirve como factura por los bienes o servicios prestados y detalla lo que la empresa debe. Estas transacciones son manejadas por el departamento de contabilidad de una empresa cuyo trabajo es examinar la factura y realizar el pago.
Facturas abiertas
Una factura abierta es un documento detallado que muestra el monto adeudado y la fecha de vencimiento del pago. Generalmente, los proveedores envían la factura al departamento de contabilidad o al departamento de cuentas por pagar de la empresa que los adeuda. La factura también puede mostrar si hay algún monto adeudado de transacciones anteriores o montos pasados que pagó la empresa.
Procesando
Una vez que una empresa recibe una factura abierta, su departamento de contabilidad revisa los extractos para asegurarse de que la factura sea correcta. Si la factura es incorrecta o contiene errores, el departamento se comunica con el proveedor para discutir la diferencia. Si la factura es correcta y coincide con sus registros, programa un pago al proveedor. Algunas empresas trabajan con los proveedores para pagar una cantidad fija cada vez, especialmente si el proveedor se utiliza de manera constante. Otros pueden pagar cada factura en su totalidad a medida que se recibe. Esto generalmente se hace cuando se trata de un pago por una compra o servicio único.
Después del pago
Después de recibir el pago de una factura abierta, el proveedor cierra la factura y la marca como pagada en sus libros de contabilidad. Si el pago no se recibe a tiempo, o solo se realiza un pago parcial, el proveedor puede cobrar una tarifa a la empresa por pago atrasado. Esta tarifa generalmente se incluye en la siguiente factura si el proveedor hace negocios habituales con la empresa; para una compra única, el proveedor puede enviar una factura solo por la tarifa.