Algunas personas pasan por alto el encabezado del fax porque, por lo general, la máquina de fax lo imprime automáticamente en el fax. El encabezado proporciona información pertinente que permite al destinatario identificar al remitente y la fecha y hora en que se realizó la transmisión. Eso puede ser importante si no usa una portada con esa información.
Fecha
El encabezado del fax incluye la fecha y la hora en que el fax comenzó su transmisión. Dependiendo de la máquina de fax, el sello puede indicar la hora en que se transmitió cada página individual, lo que resulta en una hora diferente en cada página. También puede indicar la hora en que comenzó la transmisión, lo que dará como resultado una hora anterior a la fecha de finalización de la transmisión. La máquina de fax determinará las opciones de visualización de la hora, como la hora estándar o la hora militar.
Nombre
El nombre del fax de envío también forma parte del encabezado del fax. El propietario de este fax ingresa el nombre durante la configuración y el propietario puede cambiarlo de acuerdo con las instrucciones del fabricante. Los remitentes de fax que utilizan otras máquinas que pertenecen a otros siempre deben considerar lo que dice el nombre del remitente antes de enviar.
Número
El número de fax de envío es el número que utiliza la máquina de fax para transmitir la información. Los usuarios de fax personal pueden utilizar el mismo número que su servicio telefónico de casa o de línea fija. Sin embargo, las empresas y corporaciones suelen tener varios números de fax. Es posible que algunos de estos números no sean los mismos que utiliza la empresa para recuperar números de fax, por lo que siempre asegúrese de solicitar el número de fax correcto antes de enviar una respuesta por fax.
Portada
Aunque el encabezado de fax proporciona información pertinente, un encabezado de fax no reemplaza una portada. La portada proporciona al destinatario información adicional que puede utilizar para garantizar una transmisión precisa. Junto con la fecha y la hora de la transmisión del fax, la portada puede incluir el nombre real del remitente y la información de contacto. La portada del fax también puede incluir el número de páginas de la transmisión del fax y notas adicionales para el destinatario.