Como propietario de una pequeña empresa, es posible que descubra que está pagando por artículos que no autorizó. También puede preferir pagar las compras que autorizó en el momento de su elección, en lugar de pagar justo cuando llega la factura. Para controlar su flujo de caja, puede crear un sistema de solicitud de pago, que le permite aprobar solicitudes para pagar a los proveedores. Una solicitud de pago es una solicitud de un departamento para obtener permiso para pagar una factura. La factura solo se puede pagar cuando firma la solicitud de pago, y esto le da control sobre los gastos de cada mes.
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Solicite a sus departamentos que le envíen solicitudes de compra. Esto se puede hacer en un formulario que indique los artículos que se van a comprar, el costo de esos artículos y la empresa de la que se comprarán. Recibir este formulario le dará la oportunidad de determinar si la compra está justificada o si se realiza en el momento adecuado.
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Revise la factura. Cuando el departamento que solicitó la compra recibe la factura del proveedor, verifique que la factura coincida con la solicitud de compra en términos de cantidad de artículos, descripciones de artículos y costo. Devuelva la factura al departamento que realiza la compra para que pueda cotejarse con el envío.
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Examine la solicitud de pago. El departamento que compró los artículos debe emitir una solicitud de pago para su aprobación. Puede verificar para asegurarse de que la solicitud sea precisa comparándola con la factura y la solicitud de compra original. Firme la solicitud de pago si aprueba el pago.
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Entregue la solicitud de pago a su departamento de finanzas. La solicitud de pago firmada permite a su departamento de finanzas pagar la factura e ingresarla en el libro mayor como débito. El departamento de finanzas debe devolver el formulario de solicitud de pago al departamento que realizó la compra. Este departamento debe archivar el formulario para referencia futura.