La estructura organizacional es el diseño formal de las jerarquías gerenciales dentro de una empresa, que establece tanto las relaciones de reporte como los flujos de información. La estructura organizativa de una empresa constituye la base sobre la que se forman las políticas operativas. La estructura también juega un papel importante en la configuración de la cultura organizacional, y las empresas pueden encontrar necesario cambiar la estructura organizacional para seguir siendo competitivas o adaptarse a los cambios en la empresa, la industria o el mercado.
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Involucre a empleados de todos los niveles de su organización en la etapa de planificación. Solicite comentarios de los gerentes y empleados clave de primera línea para obtener una visión más profunda de los problemas operativos prácticos. Invite a uno o dos empleados influyentes de primera línea a participar en las reuniones de planificación. Además de ofrecer conocimientos únicos, estos empleados pueden ayudar a mantener informados a otros empleados sobre el proceso de planificación y, al mismo tiempo, difundir el entusiasmo por el cambio.
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Comunique el progreso de la planificación en toda la organización con regularidad. Envíe actualizaciones de toda la empresa por correo electrónico o el boletín de su empresa para mantener el cambio fresco en la mente de los empleados durante algún tiempo antes de la fase de implementación. Evite que los empleados se sientan sorprendidos por el cambio, especialmente si son el objetivo de una reducción.
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Explique detalladamente las razones del cambio, así como los beneficios que el cambio brindará a los departamentos y empleados individuales. Celebre al menos dos reuniones para detallar el cambio; uno con los gerentes departamentales y otro con toda su oficina u organización, si es posible. Envíe un correo electrónico que describa con más detalle el cambio y cómo afectará a los empleados en todos los niveles de la organización. Utilice un lenguaje positivo tanto como sea posible para enfatizar los beneficios del cambio en lugar de los posibles inconvenientes.
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Predique con el ejemplo en la iniciativa de cambio y solicite a sus gerentes de alto nivel para que hagan lo mismo. Muestre públicamente su compromiso con el cambio a través de sus conversaciones informales y el tiempo que dedica a planificar y comunicar los detalles del cambio.
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Implemente el cambio en un departamento a la vez, si es posible, para identificar y abordar los problemas logísticos con anticipación. Modifique sus planes de implementación de cambios si es necesario después de que se reorganice el primer departamento. Implemente los cambios subsiguientes rápidamente para hacer avanzar el proceso y minimizar el impacto a corto plazo del cambio en la productividad general.