Una cuenta de compensación de nómina es una cuenta de saldo cero que las empresas utilizan para registrar y controlar sus nóminas. Una cuenta de saldo cero es aquella en la que no quedan fondos una vez que se han liquidado todos los cheques. Las dos razones principales para utilizar una cuenta de compensación de nómina son una mayor seguridad y conciliaciones y análisis más eficientes.
Conceptos básicos de la nómina
Una nómina consta de múltiples elementos. Los empleados ganan sueldos o salarios, que se registran en el libro mayor como gasto salarial. Sin embargo, los empleadores están obligados por ley a hacer ciertas deducciones, como la parte del empleado para el Seguro Social, Medicare y el impuesto sobre la renta federal, junto con los impuestos locales aplicables. Los empleados también pueden inscribirse para obtener deducciones voluntarias, como seguros de salud, planes de jubilación o depósitos de cooperativas de crédito. Cada categoría debe registrarse por separado en la cuenta del libro mayor correspondiente para garantizar una contabilidad precisa. Los cheques de empleados se emiten por el monto neto o el monto equivalente a las ganancias menos las deducciones.
Conceptos básicos de la cuenta de compensación de nómina
Por lo general, una cuenta de compensación de nómina es una cuenta bancaria separada con un número de cuenta distinto. Los cheques de nómina que llevan este número de cuenta se imprimen y se emiten a los empleados, o los depósitos directos se procesan contra la cuenta de compensación. Una vez que se conoce el efectivo neto total necesario para cubrir la nómina, la empresa transfiere fondos de su cuenta operativa principal a la cuenta de compensación. La transferencia de fondos es por el monto neto de la nómina. Esto debe hacerse antes de liberar los pagos para garantizar que los empleados puedan cobrar sus cheques o recibir sus depósitos directos a tiempo.
Ventajas de una cuenta de compensación de nómina
Al mantener los cheques de nómina individuales en una cuenta separada, las empresas pueden generar informes específicos para la nómina, lo que facilita ciertas tareas, como conciliar las cuentas de impuestos sobre la nómina. Es más fácil localizar cheques de nómina que los empleados no hayan cobrado. Los informes no incluyen todas las transacciones que aparecen en la cuenta principal, que suelen ser mucho más numerosas que las transacciones de nómina. Además, dado que la cuenta de compensación de nómina es una cuenta de saldo cero, cualquier cheque pendiente o discrepancia es más fácil de identificar. Una cuenta de compensación de nómina también ofrece una capa adicional de protección para la cuenta operativa contra actividades ilícitas. Al transferir solo la nómina neta, las empresas limitan la cantidad de fondos a los que un delincuente puede tener acceso.
Desventajas de una cuenta de compensación de nómina
En el lado negativo, una empresa pequeña con pocos empleados puede considerar que los pasos adicionales, como una conciliación bancaria separada, le llevarán demasiado tiempo. Dado que los fondos deben transferirse antes de que los empleados intenten cobrar sus cheques, las empresas con cuentas operativas que devengan intereses pueden perder los intereses que los fondos podrían haber ganado. Además, si la empresa se olvida de hacer la transferencia, es posible que los empleados no puedan cobrar sus cheques o recibir sus depósitos directos, lo que resultará en relaciones tensas o posiblemente en gastos adicionales incurridos por la empresa.