Cuando todos los presupuestos a nivel de departamento se equilibran y los departamentos mantienen sus gastos en línea con los montos presupuestados, la empresa en general cumple con su resultado operativo proyectado. Entre muchos elementos presupuestarios posibles, un gerente departamental debe prestar especial atención a algunos de los principales, importantes porque la suma de estos elementos para todos los presupuestos departamentales representa una gran parte de los gastos generales de una empresa. Si un gerente puede evitar los excesos en los artículos costosos, su presupuesto general se acercará al equilibrio.
Nomina
Pagar los sueldos y salarios de los empleados es un elemento importante en el presupuesto de cualquier departamento. Si bien la nómina es un costo importante, puede predecir el monto con gran precisión. El salario básico es fijo y los aumentos salariales son comparativamente pequeños y predecibles dentro de un rango determinado. Si tiene que despedir a un empleado o los empleados se van, puede contratar un reemplazo con el mismo salario. Si bien las horas extraordinarias pueden ser un factor presupuestario en algunos departamentos, el aumento de las horas extraordinarias generalmente significa más trabajo y mayores ingresos para la empresa.
Beneficios
Los beneficios a los empleados son una partida presupuestaria más pequeña, pero son más variables. Puede presupuestar con precisión ciertos beneficios complementarios, como automóviles o comidas de la empresa, pero si su empresa ofrece un seguro médico o planes similares para los empleados, su corredor puede imponer aumentos inesperados en las primas. Para cumplir con su presupuesto, es posible que deba recortar los beneficios o ventajas que controla para compensar los aumentos en el costo de otros beneficios.
IT
Puede controlar los costos de TI y cumplir con sus predicciones presupuestarias administrando el uso y reemplazo de equipos. Si alquila sus computadoras, los costos son predecibles; por ejemplo, puede estar en un ciclo de reemplazo de dos o tres años que está incluido en su presupuesto. Los costos de licencias de aplicaciones son estables y predecibles, y puede administrar el costo unitario de los recursos implementando políticas para reducir el almacenamiento de datos obsoletos y el uso de Internet.
Comunicaciones (Traducción, Diseño y Redes)
Si bien los costos de telefonía de línea fija han disminuido y las tecnologías alternativas como VoIP reducen aún más los costos de comunicación en la oficina, el costo de las comunicaciones de los trabajadores móviles continúa aumentando. Los teléfonos inteligentes y las tabletas que utilizan grandes cantidades de datos están reemplazando a los teléfonos celulares. La partida presupuestaria de comunicaciones en departamentos con trabajadores móviles es difícil de controlar. Puede administrar los costos con políticas que limitan el tipo de planes o servicios de comunicaciones móviles que pagará su departamento, pero debe asegurarse de que dichas políticas no reduzcan la productividad de los trabajadores.
Viajes
Los costos de viaje varían según la función del departamento, pero puede administrarlos controlando los viajes. Hay que establecer los viajes que sean imprescindibles, como inspecciones de instalaciones remotas o visitas para negociaciones de contratos importantes. Puede clasificar el viaje restante según los resultados que espera del viaje. Si los costos de viaje aumentan inesperadamente y amenazan con exceder el presupuesto, puede posponer o cancelar viajes que no sean críticos. Esto le permite evitar algunos costos de viaje por completo e incluir otros costos en el presupuesto para el siguiente trimestre o año.