El ciclo de nómina consta de todos los pasos que realiza una organización desde el comienzo de un período de pago hasta su final. Durante este tiempo, las empresas calculan el número de horas y la tasa de pago de cada empleado, así como las retenciones o acumulación de beneficios. Las empresas deben contar con procedimientos adecuados o correr el riesgo de cometer errores, fraude o sanciones reglamentarias.
Cronometraje
Tener registros incorrectos es uno de los mayores riesgos que enfrenta una empresa en lo que respecta a la contabilidad de nóminas. Estas discrepancias pueden deberse a errores de entrada manual, errores de cálculo o fallas dentro del sistema informático. Estas inexactitudes pueden crear un único cheque de pago incorrecto o pueden resultar en una acumulación insuficiente de salarios para todos los empleados.
Controles
Mitigue los riesgos en el ciclo de la nómina mediante la implementación de controles. Los empleados deben tener la oportunidad de revisar su entrada de tiempo, horas y tarifa de pago. Además, solicite a un gerente o supervisor que proporcione una revisión y aprobación secundarias antes del pago. Un nivel de revisión de dos niveles también ayudará a reducir la incidencia de sobrecompensación. Estos pagos en exceso pueden deberse a que los empleados ingresen y salgan entre sí, o a personas que reclamen trabajo durante las horas en las que no estuvieron presentes.
Acceso a la información
Una empresa debe mantener una separación de funciones para garantizar que ninguna persona pueda crear y aprobar transacciones de nómina. Esto evita el riesgo de mal uso de los fondos de la empresa. Sin los controles adecuados establecidos, podrían producirse cambios no autorizados en los datos maestros de la nómina o la creación de empleados ficticios o "fantasmas".
Cumplir con las regulaciones
La ley federal requiere que los empleadores compensen a sus trabajadores con precisión y de acuerdo con el cronograma. Las leyes estatales difieren con respecto a qué programa de pago, como semanal, quincenal o mensual, puede adoptar una empresa. Las empresas con empleados en varias ubicaciones deben revisar las regulaciones locales para garantizar el cumplimiento. Las empresas también deben calcular los impuestos, la seguridad social y otras deducciones al preparar la nómina. Las empresas deben retener los impuestos sobre la nómina y realizar depósitos según un cronograma determinado por el tamaño de la declaración. No hacer depósitos de manera oportuna puede resultar en multas del IRS. El Servicio de Impuestos Internos también puede requerir que una empresa mantenga una contabilidad separada y deposite sus impuestos en una cuenta fiduciaria especial del gobierno de los EE. UU.