Muchos propietarios de pequeñas empresas optan por reembolsar a sus empleados las millas relacionadas con la empresa acumuladas en sus vehículos personales. Existen dos formas comunes de reembolsar a los empleados para las pequeñas empresas: reembolso de millaje y estipendios mensuales de millaje. La cantidad que pagan las pequeñas empresas por el reembolso de millas depende de las millas reales que acumulan los empleados. Un estipendio mensual es una cantidad fija predeterminada que una empresa paga a un empleado por los gastos de kilometraje. Los dueños de negocios deben comprender las características de ambas opciones y revisar sus necesidades comerciales para elegir el mejor método para su negocio.
Comprensión del reembolso de millas
Los propietarios de negocios pueden reembolsar a los empleados las millas comerciales acumuladas según la tarifa estándar de millaje, según un artículo escrito en el sitio web de Turbo Tax. El IRS determina la cantidad por milla por debajo del precio de tarifa estándar por milla. Un empleado debe realizar un seguimiento preciso de las millas utilizadas para actividades relacionadas con el negocio. Un empleado debe presentar documentación que muestre las millas rastreadas, como un informe de gastos. El monto de reembolso pagado no se considera ingreso imponible para el empleado si los pagos se realizan según un plan contable, que es un plan diseñado específicamente para reembolsar a los empleados. Un empleador puede establecer un límite para el reembolso del millaje del vehículo para evitar que los empleados abusen del incentivo de reembolso.
Reglas del IRS para reembolso de millas
El IRS establece las reglas para las deducciones por millaje para pequeñas empresas. El IRS permite que una pequeña empresa deduzca los gastos del vehículo pagados a los empleados. La tarifa estándar por millaje en el momento de la publicación es de 55.5 centavos por milla conducida con fines comerciales, según el IRS. Un empleador no está obligado a pagarle a un empleado el máximo de 55.5 centavos por milla. Un empleado puede deducir la diferencia entre lo que paga el empleador y la tasa estándar máxima en su declaración de impuestos sobre la renta personal.
Comprensión de los estipendios mensuales
Las pequeñas empresas pueden ofrecer a los empleados un estipendio mensual por millas por un monto fijo previamente acordado. Por ejemplo, una pequeña empresa puede acordar pagarle a un empleado una cantidad fija de $ 300 por mes por usar su vehículo personal para la empresa. La mayoría de los estipendios están incluidos en el paquete de beneficios de un empleado. Un estipendio mensual es simplemente una estimación del costo del millaje. Algunos meses pueden resultar en que la empresa pague en exceso al empleado, mientras que en otros meses la empresa puede pagar menos al empleado.
Reglas del IRS para estipendios mensuales
El beneficio de ofrecer un estipendio mensual frente al reembolso de millas es que simplifica los registros fiscales de la empresa. El método de estipendio mensual permite a los empleados evitar rastrear el kilometraje exacto de su vehículo. Una pequeña empresa aún debe exigir al empleado que rastree cuándo y dónde usó su vehículo para fines comerciales. Las pequeñas empresas pueden deducir la cantidad de estipendios mensuales de los empleados en sus declaraciones de impuestos comerciales. El monto del estipendio mensual no puede exceder un monto razonable. Por ejemplo, una empresa no puede pagarle a un empleado un estipendio mensual de $ 1,000 cuando el automóvil se usa solo dos veces al mes.