Un presupuesto de gastos ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de las compras y a limitar los costos operativos a la menor cantidad posible. Mediante una planificación y un análisis cuidadosos, los gerentes pueden coordinar los gastos con las estrategias fiscales y los flujos de efectivo. Sin presupuestos de gastos, los gerentes corren el riesgo de gastar en exceso y reducir o eliminar los márgenes de ganancia.
Bienes de capital
Los desembolsos en efectivo para maquinaria de producción y otros equipos utilizados para generar ingresos, denominados activos de capital, son gastos importantes para las empresas. A menudo se necesita financiación para adquirir activos de capital porque el equipo de producción es caro en relación con los suministros de oficina o los gastos mensuales de rutina. Los presupuestos de gastos normalmente incorporan la adquisición de activos de capital y cuantifican su impacto en el capital de trabajo y los flujos de efectivo futuros. Sin inversiones de capital bien planificadas, las empresas no alcanzarían sus objetivos operativos.
Mano de obra directa
En una instalación de producción, uno de los mayores gastos operativos es la mano de obra directa. Los trabajadores reciben salarios y beneficios que afectan el costo total de hacer negocios. Los líderes deben presupuestar dinero para cumplir con los requisitos salariales y, al mismo tiempo, no gastar demasiado en horas extra y reducir los márgenes de ganancia. Las fluctuaciones estacionales de la demanda y las condiciones económicas se tienen en cuenta en las decisiones de gasto laboral. No presupuestar la cantidad correcta de mano de obra directa también puede reducir la productividad.
Materias primas
Las materias primas constituyen un gasto importante que se incluye en los presupuestos de gastos. Las relaciones con los proveedores se evalúan periódicamente para ayudar con la planificación de gastos, y los cambios en la cadena de suministro global hacen necesario volver a calcular las posibles salidas de efectivo. Los gerentes de compras son partes importantes del proceso de evaluación y sus aportes ayudan a administrar los gastos al nivel más bajo posible. Todos los gastos asociados con los costos de los bienes vendidos influyen en la precisión de los presupuestos de gastos.
Impuestos
Los impuestos son un gasto recurrente importante y deben contabilizarse en un presupuesto de gastos. La falta de pago al gobierno puede resultar en multas y otras sanciones, lo que hace que la elaboración de un presupuesto fiscal adecuado sea fundamental. Los gobiernos federales, estatales y municipales suelen exigir que las empresas paguen impuestos. Por ejemplo, los impuestos federales estimados vencen en cuotas trimestrales, por lo que es importante tener suficiente efectivo disponible durante todo el año para pagar la obligación.