¿Qué es mejor para escanear muchos documentos rápidamente?

En una era sin papel, cada vez más desprovista de copias carbón y otros documentos impresos, los hogares y las empresas todavía utilizan mucho papel. Aunque el papel sigue siendo necesario para las firmas o algunos documentos legales, su almacenamiento y recuperación requieren un espacio y recursos humanos importantes. Muchas empresas optan por digitalizar sus registros en papel para facilitar la administración. Puede lograr esto más rápido invirtiendo en algunos recursos clave.

Alimentador automático de documentos

Necesita un escáner para convertir sus documentos a digitales, pero los escáneres de superficie plana, a través de su versatilidad, requieren que levante una tapa y reemplace o dé vuelta cada página de un documento. Además, los escáneres de superficie plana están limitados por la velocidad de una bombilla que se mueve a través del lecho de vidrio. Una mejor opción para utilizar un escáner con documentos de varias páginas es un escáner con alimentador automático de documentos. Aunque las implementaciones del ADF varían, tienen una bandeja de papel de la que se extraen hojas individuales a través de una lámpara. De esta manera, pueden extraer automáticamente una pila completa de papeles uno por uno.

Duplex

Las bandejas ADF tradicionales son convenientes para documentos de una cara. Sin embargo, muchos documentos se imprimen por ambas caras. Para acomodar documentos a doble cara, compre un escáner ADF con capacidad de impresión a doble cara. Una unidad de impresión a doble cara tira del documento en una dirección y luego una serie de rodillos lo voltea y lo empuja hacia atrás sobre la lámpara.

Software de escaneo

Además del hardware, el escaneo rápido también se reduce al programa que lo controla. Aunque muchos escáneres vienen con software de escaneo, estos programas generalmente son ineficientes para clasificar, procesar y nombrar grupos de documentos. Los programas avanzados, como Adobe Acrobat, proporcionan servicios adicionales para facilitar la automatización y la indexación. Acrobat, por ejemplo, puede realizar el reconocimiento óptico de caracteres u OCR, lo que hace que los documentos escaneados se puedan buscar fácilmente.

Solución de almacenamiento

El escaneo de documentos grandes requiere una solución de almacenamiento. Inicialmente, el escáner almacena el documento en el disco duro de la computadora a la que está conectado. Sin embargo, esta ubicación evita el intercambio de archivos y deja el documento digitalizado vulnerable a fallas en el disco duro; si el disco duro en el que se almacenan los archivos muere, todos los documentos se pierden. Utilice un sistema de almacenamiento basado en la nube para archivar los documentos rápidamente y hacerlos accesibles a otras personas. Un servicio como SkyDrive de Microsoft o iCloud de Apple hace que sus documentos escaneados estén disponibles rápidamente en cualquiera de sus dispositivos compatibles. Si necesita compartir los documentos entre usuarios, necesitará servicios como Google Drive que permiten compartir archivos con otros usuarios de Google. Los grandes volúmenes de documentos requieren soluciones escalables, como el servicio en la nube de 10 centavos por GB de Rackspace o la actualización de almacenamiento de 500 TB y 1 dólares al año de Amazon a Cloud Drive.