La contabilidad virtual permite a un contador o tenedor de libros proporcionar servicios de contabilidad para un cliente de forma remota. Los puestos de teletrabajo son cada vez más comunes a medida que las empresas buscan formas creativas de encontrar un equilibrio entre los arreglos de personal y las cargas de trabajo. Un arreglo de contabilidad virtual puede ser beneficioso tanto para la empresa como para el contable en términos de flexibilidad y costo.
Definición de contabilidad virtual
La contabilidad virtual permite a un contable trabajar a distancia en lugar de trabajar físicamente en la oficina de un cliente. Aparte del lugar de trabajo, no hay mucha diferencia entre los servicios de contabilidad regulares y un arreglo virtual. Un tenedor de libros virtual utiliza un software de contabilidad computarizado para registrar transacciones financieras, revisar y actualizar estados de cuenta y conciliar cuentas.
¿Cómo funciona?
Para habilitar la contabilidad virtual, la empresa otorga al tenedor de libros acceso remoto a su servidor, software y documentos financieros. El contable inicia sesión en la red segura de la empresa desde la computadora de su casa y accede a los documentos tal como lo haría si se conectara a una computadora de la empresa en el sitio e instala el software de contabilidad de la empresa en su computadora. Dependiendo del arreglo, el trabajador o el cliente pueden comprar y registrar el software, pero ambos deben usar el mismo programa y versión para asegurar la transferencia y comunicación adecuadas de los archivos.
Si la contable es empleada por la empresa, se le pagará de acuerdo con las políticas y el ciclo de nómina del empleador. Si la contadora trabaja como contratista independiente, facturará a la empresa los servicios prestados y el cliente remitirá el pago de acuerdo con su política de pago de contratista.
Beneficios del empleador
Un tenedor de libros virtual puede resultar atractivo para una empresa debido a los ahorros de costos y la flexibilidad asociados con este arreglo. Los contables virtuales no requieren espacio de oficina ni suministros, y los que trabajan como contratistas no requieren seguro, beneficios o impuestos sobre la nómina, un gran ahorro para el empleador. Los contables virtuales ofrecen disponibilidad flexible y pueden trabajar tanto como las necesidades comerciales; esto puede ser especialmente beneficioso para las pequeñas empresas que pueden no necesitar un contador in situ a tiempo completo o cuyas necesidades de servicios financieros fluctúan.
Beneficios del contable
Los contables y los tenedores de libros pueden decidir trabajar desde casa en una capacidad virtual por muchas razones. El más común es la flexibilidad de horarios que atrae a muchos trabajadores, particularmente a los padres que viven en casa y a las personas con discapacidades. Siempre que el trabajo se complete en el plazo especificado por el cliente, el contable es libre de trabajar de forma autónoma para realizar sus tareas. La perspectiva de no tener que salir de casa para trabajar es otro beneficio atractivo, ya que puede ahorrarle dinero al contable en gasolina, mantenimiento de automóviles y cuidado de niños. Los contables virtuales ambiciosos pueden optar por trabajar para varios clientes.