Para muchas organizaciones, el correo electrónico es una parte crucial del proceso de comunicación interna y externa. Las convenciones de nomenclatura de correo electrónico ayudan a una organización a administrar sus cuentas de correo electrónico y garantizar un formato estándar. Un estándar publicado reduce el caos y agiliza el flujo de trabajo para grupos grandes y pequeños.
Comprensión de las convenciones de nomenclatura
Las convenciones de nomenclatura de correo electrónico son un conjunto de reglas que se aplican a la creación de nuevas direcciones de correo electrónico dentro de una organización. Tanto los grupos pequeños como los grandes utilizan convenciones de nomenclatura para garantizar que cada persona tenga una dirección única. Las reglas comunes comienzan con la formación de direcciones de correo electrónico estándar, como "[email protected]". Dependiendo del tamaño de la organización, las reglas se vuelven cada vez más complejas para manejar diferentes situaciones: nombres idénticos, nombres con varias palabras, nombres con guiones o nombres con puntuación, por ejemplo.
Disponibilidad
Las convenciones de nomenclatura ayudan a una organización a garantizar la disponibilidad de direcciones de correo electrónico para cada nueva persona. Muchos estándares de nomenclatura se basan en la información personal de una persona: nombre, año o cargo. Al utilizar información que es única para cada persona, una organización evita la superposición. Para las organizaciones grandes, las convenciones de nomenclatura ayudan a reducir los cuellos de botella para las personas con nombres o títulos similares al especificar excepciones a la regla estándar: un segundo John Doe se convierte en "[email protected]" o "[email protected] . "
Previsibilidad
Las convenciones de nomenclatura de los correos electrónicos permiten cierto nivel de previsibilidad, tanto interna como externamente. Para una organización que agradece la comunicación con los clientes o las partes interesadas, las convenciones de nomenclatura son muy predecibles. Una universidad puede usar las iniciales del primer y segundo nombre más el apellido para los correos electrónicos de los estudiantes, por ejemplo, lo que facilita descubrir cómo contactar a alguien. Una empresa que maneja material confidencial, por otro lado, podría elegir convenciones de nomenclatura menos predecibles para dificultar que personas externas se comuniquen con su personal.
Coherencia y automatización
Muchas organizaciones publican sus convenciones de nomenclatura en un documento que se convierte en una guía para nuevas cuentas. Al definir el proceso, una empresa crea un nivel de automatización y agiliza el flujo de trabajo para los empleados. Las grandes organizaciones, como universidades o corporaciones de múltiples ramas, a menudo tienen procesos completamente automatizados; cuando se ingresa el nombre de la nueva persona en el sistema, se genera una dirección de correo electrónico basada en los estándares publicados. Para organizaciones más pequeñas, el documento de la convención de nomenclatura permite a los empleados mantener un nivel similar de coherencia.