Si bien puede ser más conveniente ponerse en contacto con alguien mediante el uso de tecnología más moderna, como el correo electrónico o los mensajes de texto, el teléfono sigue siendo un medio de comunicación más personal. Aunque la otra parte no puede ver su cara, su voz aún puede transmitir una sensación de profesionalismo y autoridad. Para ayudarlo a realizar la llamada comercial más eficaz posible, seguir algunos pasos básicos puede ser de ayuda.
Preparar
Tómese un momento para prepararse antes de levantar el teléfono. Escriba los puntos clave que necesita cubrir durante la conversación, así como cualquier pregunta que necesite hacer. Esto también servirá como un resumen para guiarlo durante la llamada mientras mantiene el control de la conversación. Si es posible, esté cerca de una computadora con conexión a Internet para que pueda acceder al sitio web de su empresa o localizar información rápidamente.
Identifícate
Identifíquese siempre con la persona que atiende el teléfono. Para sonar lo más profesional posible, proporcione su nombre y apellido, así como su título, si corresponde. Si su llamada será larga y siente que la persona a la que está llamando tiene poco tiempo o está distraída, intente establecer un horario mejor para devolver la llamada.
Identificar propósito
Puede intercambiar cortesías, como un breve "¿Cómo estás hoy?", Pero no te involucres en una conversación prolongada sobre deportes o el clima, ya que esto puede servir como una distracción del propósito de tu llamada. Exprese el propósito de manera cortés y directa, por ejemplo, "Recibí su correo electrónico esta mañana y llamo para hacer un seguimiento".
Tómese el tiempo para escuchar
Si bien es posible que tenga la intención de lograr el propósito de su llamada, asegúrese de entablar una conversación bilateral. Dé tiempo a la otra parte para responder a sus puntos y hacer cualquier pregunta que pueda tener. Tenga cuidado de no interrumpir a menos que descubra que la otra parte se está desviando del tema en cuestión. Si esto ocurre, interrumpa cortésmente diciendo: "Lamento interrumpir, pero otra pregunta acaba de aparecer en mi mente y quiero hacerla antes de olvidar".
Revisar llamada
Antes de colgar, revise lo que se logró durante la llamada con la otra parte y asegúrese de que ambos estén de acuerdo en lo que debería suceder a continuación. Si se requiere comunicación adicional, configure un día y una hora específicos para una llamada telefónica de seguimiento u otro método de comunicación como el correo electrónico. Participe siempre con una nota agradable, incluso si el resultado final de la llamada es que una relación comercial no ocurrirá o continuará en el presente. Es posible que desee volver a visitar la relación en algún momento en el futuro.