La ventaja y la desventaja de la contabilidad manual

Muchas de las tareas potencialmente laboriosas que antes tenían que realizar los contadores a mano, ahora se pueden completar con facilidad mediante el uso de computadoras. Si bien estas mejoras tecnológicas ciertamente tienen sus beneficios, también existen algunas desventajas asociadas con el intercambio de sistemas de contabilidad tradicionales por sistemas automatizados. Antes de decidir integrar completamente las computadoras en su contabilidad, sopese los pros y los contras de hacerlo.

Error manual

Cuando los contadores completan las tareas manualmente, la probabilidad de error aumenta sustancialmente. Es fácil para un ser humano transponer números o cometer otros errores aparentemente menores que podrían tener consecuencias de gran alcance. Las computadoras, por otro lado, simplemente siguen los comandos, por lo que es menos probable que ocurra un error.

Atención continua a la tarea

Cuando las empresas optan por utilizar la contabilidad manual, se benefician de tener a alguien que se dedique continuamente a la tarea contable. A menudo, con la contabilidad automatizada, las empresas esperan hasta el final de un período comercial para sumar sus ganancias y pérdidas. Al hacerlo, pueden pasar por alto algunas señales de advertencia que podrían haberlos ahorrado una cantidad considerable de efectivo si hubieran estado haciendo su contabilidad a medida que avanzaban con métodos manuales.

Factor de tiempo

Una computadora puede hacer en segundos lo que puede llevar horas a un ser humano. Al automatizar sus sistemas de contabilidad, las empresas pueden reducir la cantidad de horas-hombre que tienen que dedicar a procesar números, lo que potencialmente les permite reasignar miembros del personal u obtener respuestas a preguntas relacionadas con la contabilidad más rápidamente en lugar de darle tiempo a un contador manual para Completar los cálculos necesarios para dar respuesta a la consulta.

Costo reducido

Debido a que la ayuda de las computadoras puede reducir la cantidad de tiempo que lleva completar las tareas de contabilidad, las empresas que utilizan la contabilidad automatizada pueden ahorrar dinero en este elemento de su negocio. Si bien inicialmente puede ser costoso equipar a la empresa con las herramientas tecnológicas necesarias para completar las tareas relacionadas con la contabilidad, una vez que la empresa absorbe este costo, pueden reducir los fondos que deben gastar en los trabajadores contratados para completar las tareas contables.