Los procedimientos adecuados de manejo de efectivo son un aspecto importante de la gestión exitosa de un restaurante y la prevención de pérdidas. Al estandarizar los procedimientos de las cajas de efectivo, los gerentes pueden monitorear e identificar más fácilmente cualquier discrepancia, robo o situaciones de manejo de dinero potencialmente inseguras. Capacite a todos los empleados sobre los procedimientos y sus responsabilidades asociadas con el manejo del efectivo del restaurante, estandarice los documentos contables y de informes, y establezca medidas de seguridad efectivas para limitar los problemas financieros o las pérdidas.
Pautas de apertura de turno
Establezca una lista de verificación para que la sigan todos los empleados al principio y al final de cada turno. Los pasos de apertura de turno deben incluir que el empleado cuente el dinero inicial en su cajón de efectivo, verificación de la cantidad por un segundo empleado y registrar la cantidad de apertura en el informe de ese turno. Inste a los empleados a seguir procedimientos seguros de manejo de efectivo cuando procesen transacciones durante sus turnos; pídales que mantengan el cajón de efectivo cerrado en todo momento entre transacciones, por ejemplo.
Procedimientos de cierre de turno
Al final de su turno, cada empleado debe contar el efectivo en su cajón. También necesita contar los recibos de tarjetas de crédito, certificados de regalo y cheques personales, si son aceptados en su restaurante. Estos recuentos deben ser verificados por un segundo empleado. El primer empleado debe registrar todas estas cantidades en su informe de turno. El gerente debe determinar de antemano su procedimiento para desembolsar el dinero de las propinas e informar a sus empleados. Si este dinero se distribuye después de cada turno o al final de cada día hábil, sus procedimientos deben incluir cómo se manejará esta distribución y quién lo hará. Los empleados no deben simplemente sacar el dinero de las propinas del cajón de efectivo a voluntad.
Qué hacer y qué no hacer durante su turno
Seguir varias reglas simples durante cada turno puede ayudar a minimizar las pérdidas por robo u otras causas. Además de mantener cerrado el cajón de efectivo, excepto durante las transacciones, los gerentes también deben establecer procedimientos para limitar el número de empleados que manejan efectivo. Esto puede significar que los clientes paguen en una caja registradora central al salir del restaurante, en lugar de que cada miembro del personal maneje efectivo y cambio. Los empleados no deben usar los cajones de efectivo para hacer cambios personales o para gastos de caja chica.
Medidas de Seguridad
Los procedimientos estandarizados son solo una parte de la ecuación en la administración del efectivo de un restaurante. Se deben implementar medidas de seguridad para aumentar y monitorear los procedimientos. Las cámaras de circuito cerrado son una de esas medidas, especialmente cuando también son dispositivos de grabación y están vinculados a monitores para la revisión administrativa. También es importante retirar el exceso de efectivo de cualquier cajón y guardarlo en una caja fuerte o con llave en un área segura, como la oficina del gerente con llave. Los procedimientos del cajón de efectivo deben incluir criterios sobre cuándo es necesario sacar el efectivo del cajón: cuando el total alcanza una cierta cantidad, por ejemplo, o cuando se reciben billetes de gran valor. El procedimiento debe especificar quién puede mover el efectivo de un lugar a otro.