Un sistema de nómina automatizado permite al empleador procesar su nómina a través de un sistema computarizado. Un sistema de nómina manual requiere que la nómina se procese a mano y, por lo tanto, es un procedimiento considerablemente más lento que un sistema automatizado. El primero simplifica el procesamiento de la nómina y reduce los errores, que son más probables con el sistema manual.
Transporte de cronometraje
A los trabajadores por horas se les paga de acuerdo con las horas trabajadas durante el período de pago. El empleador utiliza un sistema de control del tiempo para realizar un seguimiento de las horas y pagar a los empleados por hora en consecuencia. Por lo tanto, es fundamental que el tiempo de cada empleado se calcule con precisión. Muchos empleadores usan un reloj para registrar las horas de trabajo. Un sistema de nómina manual requiere calcular los datos del reloj a mano; esto aumenta la probabilidad de errores.
El sistema de registro de tiempo automatizado permite al empleador importar datos del reloj de tiempo al software de nómina. Específicamente, el empleado usa una tarjeta magnética o una tarjeta de identificación, o el método de la huella dactilar o de la mano, para marcar la entrada y la salida. Una vez que las entradas se transportan al software de nómina, el software calcula el tiempo trabajado. Todo lo que tiene que hacer el miembro del personal de nómina es asegurarse de que el tiempo se transporta adecuadamente y realizar las modificaciones necesarias.
Cálculo de pagos
El sistema de nómina automatizado utiliza software de nómina para calcular todos los salarios. El software de nómina, como QuickBooks, PenSoft, Z-Pay, Ultipro y Sage Peachtree, calculan las ganancias brutas a netas en función de los datos que ingresa el representante de nómina. Por lo tanto, el resultado depende de la precisión de la entrada. Por lo tanto, si un empleado despedido debe pagar una indemnización pero el representante de la nómina se niega a ingresar, el sistema no lo pagará. Normalmente, el sistema es confiable siempre que las entradas sean correctas.
El sistema automatizado realiza todo tipo de pagos: por horas, horas extras, doble tiempo, salarios, comisiones, bonificaciones, aumentos de sueldo, pago retroactivo, deducciones salariales, pagos automáticos y reembolsos de matrículas. En particular, el sistema automatizado elimina la escritura manual de cheques de pago. El sistema genera automáticamente cheques de pago y talones y habilita el depósito directo.
Cálculo de la deducción
Las deducciones salariales y salariales son una parte necesaria del procesamiento de la nómina. El empleador debe tomar la retención obligatoria de los cheques de pago de los empleados, incluido el impuesto sobre la renta federal, el impuesto al Seguro Social, el impuesto al Medicare y, por lo general, el impuesto sobre la renta estatal. Estos impuestos pueden llevar mucho tiempo y resultar desconcertantes para calcularlos manualmente. Se adjuntan varias reglas a los cálculos de retención de impuestos. Con un sistema de nómina automatizado, el software tiene las tasas impositivas codificadas en el sistema. Calcula la retención de impuestos para cada empleado en función de la entrada de datos de las condiciones de retención. Esto reduce la probabilidad de errores en los impuestos sobre la nómina, que pueden resultar en tarifas del IRS y de la agencia tributaria estatal.
Mantenimiento de registros
El IRS requiere que los empleadores mantengan registros de impuestos sobre el empleo durante un mínimo de cuatro años. Además, el Departamento de Trabajo de EE. UU. Exige que los registros de nómina se mantengan durante al menos tres años. El sistema manual requiere archivar los datos de nómina necesarios a mano, lo que consume tiempo y aumenta el desorden. El software de nómina genera y almacena datos de impuestos sobre nómina y empleo.