La erosión de las ganancias a menudo ocurre debido a aumentos de gastos no planificados cuando los tiempos son buenos. Cortar de manera reaccionaria durante tiempos lentos puede dañar su calidad. Mantener los costos bajos en una empresa requiere disciplina, y eso requiere un presupuesto anual, objetivos de gasto y un seguimiento regular de sus ventas y gastos. Compartimentar sus gastos puede ayudarlo a controlar eficazmente sus gastos y mantener sus objetivos financieros.
Categorice sus gastos
Mirar su presupuesto línea por línea puede ser un proceso tedioso, que requiere mucho tiempo y puede que no muestre tendencias que lo ayuden a detectar áreas problemáticas más importantes con sus gastos. Poner gastos similares en categorías lo ayudará a identificar rápidamente las áreas de alto costo de su negocio o detectar oportunidades de ahorro. Comience dividiendo sus gastos en categorías de producción y gastos generales, colocando los gastos relacionados con la fabricación de su producto y los relacionados con el funcionamiento de su empresa en gastos generales. Cree categorías de mano de obra dentro de cada uno. El uso de estas cuatro categorías lo ayudará a revisar eficazmente sus patrones de gasto.
Gastos generales generales
Los costos generales son aquellos en los que incurre para administrar su negocio, como alquiler, teléfonos, publicidad y servicios de limpieza. Usted incurre en estos gastos incluso cuando no está produciendo su producto o servicio. Desglose estos costos por función, solicitando a sus gerentes de marketing, ventas, administración, recursos humanos y tecnología de la información que presenten presupuestos individuales. Mire los costos que puede reducir sin disminuir la calidad. Por ejemplo, reúnase con sus proveedores de seguros para ver sus coberturas y deducibles para encontrar posibles ahorros de costos. Hable con sus proveedores de servicios públicos para buscar formas de aumentar la eficiencia energética y reducir las facturas mensuales. Vuelva a licitar los contratos de servicio cada año para obtener los contratos más bajos posibles. Haga que su departamento de marketing realice un seguimiento de las comunicaciones para determinar el retorno de la inversión de cada una.
Gastos generales de producción
Mire lo que cuesta fabricar su producto o servicio y determine si está recibiendo la mejor calidad para los materiales y suministros que compra y si está obteniendo los mejores precios. Si no puede negociar mejores precios con los proveedores, pregunte acerca de mejores condiciones crediticias, lo que puede reducir sus pagos de intereses y estirar los tiempos de pago. Mire su programación de producción para determinar si puede ahorrar dinero al producir inventario utilizando el método justo a tiempo o si puede operar su instalación con menos horas almacenando inventario.
Mano de obra aérea
A medida que su empresa crezca, también lo harán los gastos de personal de la oficina, especialmente si le da al personal de mucho tiempo los aumentos anuales esperados, que pueden superar el valor de mercado para algunos puestos. Considere el teletrabajo para los nuevos empleados si cree que puede obtener la misma calidad de trabajador y productividad al mismo tiempo que reduce los costos, salarios y beneficios de oficina. Compare el costo del trabajo por contrato con el de los empleados para cada función que tenga y cambie de una a otra si su análisis identifica alguna función que esté costando demasiado. Considere la posibilidad de ofrecer beneficios voluntarios en lugar de aumentos, lo que les da a los empleados acceso a opciones de seguro de bajo costo que compran. Reduzca los impuestos sobre la nómina con cuentas de ahorro para la salud o un plan 401 (k) que no tiene que igualar.
Mano de obra de producción
La previsión de la demanda, la gestión de inventario y la programación de la mano de obra son tres claves para reducir los costes laborales de producción. Trabaje con su equipo de ventas para determinar cuándo estará ocupado cumpliendo pedidos y cuándo tendrá períodos lentos. Llevar inventario puede aumentar los costos del servicio de la deuda, pero la reducción de los costos de mano de obra mediante la producción de inventario adicional podría compensar esto al disminuir las horas extraordinarias, los turnos adicionales o los costos de mano de obra por contrato. Si los gastos de mano de obra no son un problema, use el método justo a tiempo para hacer inventario, produciendo el producto justo antes de que lo necesite para ayudar a reducir el servicio de la deuda en las compras de materiales y suministros.