Incluso las empresas más eficientes que venden bienes y servicios de alta calidad ocasionalmente necesitan emitir reembolsos a los clientes por bienes defectuosos, servicios incompletos o artículos perdidos en el envío. Emitir un reembolso le da al cliente un crédito que puede usar para comprar un artículo de reemplazo u otro producto de su empresa. Para gestionar y registrar los reembolsos de clientes en su software comercial QuickBooks, debe crear una cuenta de ingresos dedicada para registrar los reembolsos y un elemento de cargo por cada reembolso. Después de configurar estas funciones, puede crear y canjear reembolsos desde el menú "Clientes" en QuickBooks.
Crear una nueva cuenta de reembolso
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Inicie QuickBooks.
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Haga clic en la pestaña "Listas" en la barra del menú principal y luego seleccione "Plan de cuentas" en el menú desplegable.
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Haga clic en el botón "Cuenta" en la parte inferior de la pantalla.
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Seleccione "Ingresos" de la lista de tipos de cuenta. Ingrese su nombre y número de cuenta preferidos en los campos correspondientes.
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Haga clic en el botón "Aceptar".
Crear un artículo de cargo de reembolso
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Haga clic en la pestaña "Listas" en el menú principal y seleccione "Elementos" en el menú desplegable.
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Haga clic en el botón "Elemento" en la parte inferior de la pantalla y luego haga clic en "Nuevo".
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Seleccione "Otro cargo" de la lista de tipos de elementos. Ingrese un nombre y una descripción memorables para el artículo de cargo de reembolso en los campos correspondientes.
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Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo en el campo Cuenta y seleccione la cuenta de ingresos que creó para manejar los reembolsos de la lista de cuentas disponibles.
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Elimine las cifras del campo "Código fiscal". Deje la entrada en el campo Monto como "$ 0.00".
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Haga clic en el botón "Aceptar".
Crear y canjear un reembolso
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Haga clic en "Clientes" en la barra de menú superior y seleccione "Crear notas de crédito / reembolsos" en el menú desplegable.
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Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo en el campo del nombre del cliente y luego seleccione la entrada para el cliente y el nombre del trabajo para el que desea crear un reembolso.
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Escriba el artículo de devolución y el monto de la devolución en los campos correspondientes de la primera línea. Ingrese el número de reembolso en el cuadro Descripción.
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Haga clic en "Editar" en el menú principal y seleccione "Marcar nota de crédito como pendiente".
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Haga clic en el botón "Guardar y cerrar". Cuando su cliente canjee el reembolso, abra y presente la nota de crédito con el sello "Pendiente" en la pantalla Clientes. Haga clic en "Editar" en el menú principal, luego seleccione "Final". Haga clic en el botón "Guardar y cerrar" para completar el procedimiento.