Los gobiernos federal y estatal requieren que los empleadores cumplan con las leyes de impuestos sobre salarios e impuestos sobre la nómina. Estas regulaciones pueden ser complejas y llevar mucho tiempo para mantenerse al día. Muchos empleadores no tienen tiempo, o quieren ser molestados, con las tareas de procesamiento de nóminas. Pero entienden su importancia y pueden optar por subcontratar su nómina a un proveedor de servicios de nómina. Por lo tanto, un negocio de servicios de nómina puede ser un esfuerzo lucrativo; pero conlleva importantes responsabilidades. La implementación de un negocio de nómina requiere una cuidadosa consideración y ejecución.
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Conviértase en un profesional certificado de nómina, si es posible. Aunque no es un requisito, la Oficina de Estadísticas Laborales dice que los profesionales de nómina certificados tienen una ventaja sobre sus competidores. Puede obtener la certificación a través de la Asociación Estadounidense de Nómina.
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Decidir sobre una entidad comercial. Según el Servicio de Impuestos Internos, las estructuras comerciales más comunes son propiedad única, sociedad, corporación y corporación S. Consulte con el IRS sobre las obligaciones tributarias de su estructura comercial. En particular, puede administrar su negocio de nómina desde casa; pero si va a contratar trabajadores, debe obtener un lugar de negocios establecido.
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Obtenga un número de identificación de empleador del IRS, si corresponde. Si tiene empleados, o si la empresa es una corporación o sociedad, necesita un EIN. Si es el único trabajador, es posible que pueda utilizar su número de Seguro Social para fines fiscales.
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Solicite una licencia comercial estatal, si corresponde. Es posible que el estado no le exija obtener una licencia para un negocio de nómina. Sin embargo, muchos estados requieren que los contadores obtengan una licencia estatal. Por lo tanto, es posible que necesite una licencia estatal si manejará las tareas de contabilidad y nómina de su cliente. Consulte con su secretario de estado para conocer los requisitos de licencia comercial de su estado.
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Obtenga una licencia comercial local. En la mayoría de los casos, el condado o la ciudad requieren que los dueños de negocios obtengan una licencia de la ciudad o del condado para hacer negocios en el área. Consulte con el ayuntamiento o la corte del condado para conocer los requisitos. Cuando envíe su solicitud de licencia local, la agencia verificará que su empresa cumpla con las leyes de zonificación locales. Si las leyes de zonificación no le permiten realizar un negocio de nómina en el área, deberá solicitar un permiso de zonificación.
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Contrate a un abogado para que redacte la documentación legal necesaria. Esto incluye un contrato estándar para que usted y sus clientes lo firmen; contrato de trabajo con políticas de confidencialidad y terminación si tiene empleados; y documento de poder si se encargará de los asuntos fiscales de sus clientes. Las estructuras comerciales complejas, como corporaciones y sociedades, definitivamente requieren un abogado.