Según el Servicio de Impuestos Internos, una asignación por día que esté dentro de las tarifas establecidas en la publicación 1542 del IRS y que se contabilice a través de un informe de gastos no necesita informarse en ninguna parte de los impuestos a los empleados. Sin embargo, si los viáticos exceden las tarifas establecidas, el exceso debe ingresarse en el W-2 en la casilla 12. Cualquier gasto comercial calificado que no haya sido reembolsado a través de viáticos o cualquier otro pago debe ingresarse en Formulario 2106 del IRS. En TurboTax, puede buscar el formulario y pasar directamente a la entrevista para ingresar esa información.
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Vaya a IRS.gov y busque la publicación 1542, en la que se enumeran las tarifas aplicables para viáticos. Busque la ciudad a la que viajó en la lista y anote el viático máximo. Reste ese número de los viáticos que realmente recibió. Multiplique la diferencia por el número de días que recibió el viático. El producto es el exceso de salario total que debe declarar en sus impuestos, según el IRS.
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Inicie el software TurboTax y luego haga clic en la pestaña "Impuestos federales". Seleccione "Salarios e ingresos". Haga clic en "Seleccionar temas específicos" y elija "Ingresos W-2". Haga clic en "Ver lista" y luego en "Volver a visitar". Haga clic en "Editar W-2" junto al nombre del contribuyente por el que se pagó el viático. Busque la casilla 12 y escriba la cantidad excedente de viáticos. Guarde la información o continúe con la entrevista hasta el final de la declaración federal.
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Busque el formulario 2106 si necesita ingresar gastos que excedan sus viáticos. Busque el campo "Buscar" en la esquina superior derecha de la ventana de TurboTax. Escriba "Formulario 2106" y luego elija el formulario de la lista desplegable que aparece. Ingrese la información en el formulario 2106 para los gastos comerciales en los que incurrió que no le fueron reembolsados por viáticos o después del hecho. Guarde el formulario y continúe con la entrevista hasta el final de la declaración federal.