Los dueños de negocios, pequeños y grandes, usan el formulario W-2 para reportar información sobre sueldos y salarios a los empleados. El formulario completo les dice a sus empleados la cantidad de dinero que ganaron en un año fiscal o calendario, más información de retención, como impuestos federales y estatales, si corresponde. Por ley, los formularios W-2 deben distribuirse a todos los empleados antes del 31 de enero siguiente al cierre del año fiscal. Si es una pequeña empresa que no posee un software de impuestos, utilice un servicio gratuito que ofrece la Administración del Seguro Social para completar e imprimir formularios W-2.
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Regístrese para obtener una cuenta comercial gratuita con la Administración del Seguro Social en su sitio web socialsecurity.gov. Como pequeña empresa, este servicio le permite generar e imprimir hasta 20 formularios W-2 sin cargo.
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Ingrese la información de la empresa en la plantilla W-2. Esto incluirá el nombre de su empresa, dirección, número de teléfono y número de identificación fiscal.
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Ingrese la información de identificación de cada empleado, como su nombre, dirección y número de seguro social. Ingrese el salario anual correspondiente, el salario y los datos de retención de sus registros de nómina. Vuelva a verificar la información para garantizar la precisión; sus empleados utilizan esta información para sus declaraciones de renta y, por tanto, los datos deben ser precisos para evitar errores fiscales.
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Imprime los formularios. Inspeccione los formularios impresos una vez más en busca de errores. Si los formularios son correctos, colóquelos en sobres de la empresa y envíelos por correo a sus empleados.