Por lo general, un estado de resultados se prepara al final del año o al comienzo de un nuevo año cuando toda la información financiera se ha resumido y reportado, pero puede crear uno en cualquier momento usando Microsoft Excel. Con Excel, puede volver a calcular partes de la hoja sin tener que arrastrar una calculadora porque los cálculos automáticos de Excel lo harán por usted. Obtenga una instantánea de un vistazo de la aptitud financiera de su organización en cualquier momento con un estado de resultados de Excel.
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Abra Microsoft Excel. Haga clic en la celda superior (A1) y escriba el nombre de la organización para la que está preparando el estado de resultados, como "ABC Wood Creations". Haga doble clic en la línea que separa las columnas A y B para que se ajuste al título de su estado de resultados.
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Presione la tecla "Enter" y escriba el año al que se aplica el estado de resultados, como "Para el 31 de diciembre de 2010."
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Presione la tecla "Enter" dos veces para dejar una línea debajo de la información del encabezado. Ahora debería estar en la celda A4. Escriba "Ingresos" y luego resalte el texto en la celda. Haga clic en el icono "B" en la parte de fuente de la cinta para poner el texto en negrita.
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Haga clic en la esquina de la celda debajo del encabezado (B5). Escriba la primera categoría de la que la organización obtiene dinero, como "Ventas de productos". Presione la tecla "Tab" para pasar a la celda C5. Escriba la cantidad total de dinero que recibió de esa categoría.
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Presione la tecla "Enter" o haga clic en la celda B6. Escriba la siguiente categoría de ingresos, como "Donaciones". Presione la tecla "Tab" para moverse a la celda C6 y escriba la cantidad total recibida durante el año. Continúe ingresando datos en las celdas de estas dos columnas hasta completarlo.
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Haga clic en la celda debajo del último elemento de la sección "Ingresos" y escriba "Resumen de ingresos". Deje la celda correspondiente en la columna "C" en blanco.
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Haga clic en la columna "A" en la siguiente fila y escriba "Gastos". Debajo de eso, haga clic en la columna "B" de la esquina maliciosa y escriba la primera categoría de gastos, como "Salarios de los empleados". Presione la tecla "Tab". En la columna “C”, ingrese el total de gastos en esta categoría durante el año.
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Haga clic en la celda debajo de "Salarios de los empleados" e ingrese categorías de pago adicionales como "Arrendamiento", "Seguro" y "Donaciones caritativas". Ingrese las finanzas correspondientes en la columna C. Después de ingresar todos los gastos, escriba “Gastos totales” en la celda a continuación y deje la celda “C” correspondiente en blanco.
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Resalte todas las celdas en la primera parte del estado de resultados para la sección "Ingresos" en la columna C, pero no resalte la celda en blanco debajo de ellas. Haga clic en el botón "Autosuma" en el lado derecho de la cinta. Excel calcula sus finanzas entrantes en esta celda. Si cambia alguno de estos números, Excel volverá a calcular.
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Resalta todas las celdas de la sección "Gastos", pero no la celda en blanco. Repita el proceso "Autosuma" para obtener su cifra de gastos.
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Agregue y calcule otras áreas del estado de resultados pertinentes a su organización, como pérdidas, impuestos y gastos extraordinarios. Esto es opcional.
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Haga clic en la pestaña "Archivo". Haga clic en "Guardar como" e introduzca un nombre para el estado de resultados. Haga clic en el botón "Guardar".