Cómo funcionan los sistemas telefónicos de oficina

Equipar su empresa con un sistema telefónico en lugar de una multitud de teléfonos de una sola línea puede mejorar la comunicación en la oficina y aumentar la productividad. Sin embargo, pueden ser confusos, especialmente al principio, ya que el proceso, así como el teléfono en sí, a menudo es muy diferente de lo que usa actualmente. Si bien el proveedor, el tipo de teléfono y las funciones, y el tamaño del sistema hacen que cada sistema telefónico sea diferente, el "funcionamiento interno" básico comparte características comunes y puede brindarle un buen punto de partida para comprender mejor un sistema telefónico de oficina que está considerando o que ya está considerando. usando.

Los Hechos

Antes de que pueda comprender cómo funciona un sistema telefónico de oficina, debe identificarlo por tipo. Los dos tipos básicos - centralita multilínea y sucursal privada - son similares pero difieren en su grado de complejidad. El más simple es un teléfono multilínea estándar. Con un teléfono de varias líneas, puede tener un máximo de ocho a 10 líneas individuales en un solo teléfono, cada una de las cuales generalmente se muestra como una línea individual, como "Línea 1", "Línea 2" y "Línea 3" en cada extensión de teléfono en la oficina. Los teléfonos multilínea requieren operación manual. Un sistema de intercambio de sucursales privado, también llamado sistema PBX, es un sistema telefónico automático que las empresas más grandes suelen utilizar. Los sistemas PBX le brindan la opción de líneas adicionales y la automatización hace que una recepcionista central sea innecesaria.

Multilínea

Los teléfonos multilínea funcionan de manera diferente según las opciones disponibles. En un sistema básico, cada línea del sistema tiene un número de teléfono independiente. Publica cada número de teléfono y trata cada uno como una línea separada. La línea que recibe la llamada sonará y una luz parpadeará, pero si la línea está en uso, la persona que llama recibirá una señal de ocupado o irá directamente al correo de voz. Otra opción es un servicio llamado “rollover” en el que publicas solo un número y las llamadas entrantes ocupan líneas en orden descendente. Por ejemplo, si tiene tres líneas entrantes y dos personas que llaman hacen una llamada al mismo tiempo, una llamada sonará en la Línea 1 y la segunda llamada sonará en la Línea 2. Ambos tipos generalmente ofrecen funciones como correo de voz y transferencia de llamadas, como así como un sistema de altavoces que permite a la recepcionista alertar a los empleados sobre las llamadas entrantes.

Conceptos básicos de PBX

Un sistema telefónico PBX realiza las mismas tareas generales que un sistema multilínea pero sin asistencia humana. Las llamadas entrantes ingresan a través de un búfer, un área de recepción central electrónica y luego, dependiendo del número que marque la persona que llama, se lleva a cabo una de dos acciones. Si la persona que llama marca un número central, la mayoría de las veces tendrá la opción de marcar un número de extensión inmediatamente o escuchar una lista automatizada de extensiones telefónicas, elija una y conéctese. Si la persona que llama marca una de las líneas de extensión directamente, puede omitir el sistema por completo y conectarse a la extensión. Por ejemplo, si un número central es 555-4123, los números de extensión directos pueden ser números como 555-4124 y 555-4125.

Opciones de PBX

Una opción adicional que brindan los sistemas telefónicos PBX es la capacidad de conectarse internamente. Los empleados pueden usar un teléfono para marcar otras extensiones de la oficina sin usar una línea externa, generalmente marcando los últimos tres dígitos del número, como 124 o 125. Para acceder a una línea externa y realizar una llamada saliente, la mayoría de los sistemas PBX requieren que usted incluya un número adicional, como el número 9, antes de realizar la llamada.