Un buen sistema de archivo contable puede reducir significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para administrar las finanzas de su empresa. También hace que la tarea anual de presupuestar y planificar sea mucho más fácil, porque hace que la información vital esté fácilmente disponible. Las soluciones a muchos de los problemas que surgen en las operaciones diarias de una empresa se pueden encontrar en los registros contables, otra razón para tener cuidado al estructurar su sistema.
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Planifique su sistema de archivo contable creando primero un dibujo esquemático de la estructura de su empresa, indicando cómo fluye el efectivo a través del sistema. Las empresas de fabricación dependen de pagar a los proveedores por las materias primas, por ejemplo, pero pueden extender esos pagos durante meses hasta que los productos terminados se vendan a los distribuidores. Las organizaciones de ventas, por otro lado, reciben dinero de los clientes y deben pagar rápidamente a su personal de ventas y al inventario financiero.
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Asigne un archivador o un cajón en el archivador para cada uno de los siguientes: carpetas de facturas de proveedores, cuentas por pagar, carpetas de facturas de clientes, cuentas por cobrar y archivos adicionales según sea necesario para impuestos, contratos, extractos bancarios, cheques, información de garantía del equipo y cualquier cosa. de lo contrario, lo mantendrá en sus registros contables.
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Diseñe una portada para las facturas pagaderas a sus proveedores. Incluya un desglose de las cuentas de contabilidad involucradas en la factura, los montos cargados a esas cuentas, la fecha de pago, la fecha de pago, el número de cheque y cualquier otra información que lo ayude a proporcionar sumas completas y fáciles de entender. Utilice la portada para tomar notas sobre los acuerdos, las personas contactadas y los detalles de la transacción.
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Cree carpetas para cada uno de sus proveedores habituales, con una carpeta miscelánea o carpeta de funciones para transacciones individuales con diferentes proveedores. Cuando reciba las facturas, engrápelas a la factura y al sobre, colóquelas en las carpetas de los proveedores y luego mueva las carpetas al archivo de cuentas por pagar, donde las colocará por orden de fecha de pago.
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Diseñe una portada para las facturas de sus clientes. Utilice estas portadas para resumir cualquier acuerdo de pago que tenga con sus clientes, conversaciones e instrucciones especiales.
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Crea carpetas para cada uno de tus clientes. Guarde copias de contratos y facturas en estas carpetas y mueva las facturas activas al archivo de cuentas por cobrar en el orden de la fecha de pago.
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Utilice tarjetas de cierre de sesión para reemplazar las carpetas de proveedores y clientes que se han movido a los archivos de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.