Un comité de estatutos sin fines de lucro es responsable de la creación y mantenimiento de los estatutos de la organización, que es el conjunto de reglas que guían sus operaciones y actividades. Los estatutos incluyen el número de directores que debe tener la organización, los roles y responsabilidades de los directores y el número y frecuencia de las reuniones del directorio. Los estatutos generalmente describen brevemente o simplemente se refieren a otras políticas y procedimientos, como políticas de contratación y de conflicto de intereses. Si la organización tiene empleados remunerados, los estatutos también pueden enumerar los puestos remunerados que existen en la organización y las prácticas de compensación para cada puesto.
Elaboración de los estatutos
El comité de estatutos es responsable de recopilar toda la información necesaria para redactar los estatutos. Los miembros del comité comúnmente investigan los estatutos de otras organizaciones sin fines de lucro en el área, así como organizaciones que realizan el mismo tipo de trabajo. Esto proporciona un punto de referencia tanto para la industria como para la región, lo que le da al comité una idea de cómo operan otras organizaciones. El comité también reúne todas las políticas y procedimientos organizativos existentes para su inclusión o referencia en los estatutos. Cuando no existen políticas, el comité redacta un borrador para abordar el problema antes de la aprobación de la junta.
Obtener aprobación
La junta de la organización comúnmente aprueba los estatutos por mayoría en una reunión oficial de la junta que tiene un quórum de directores presentes. El comité de estatutos circula el borrador del estatuto antes de la reunión para que los directores tengan tiempo para leerlo y hacer preguntas. Si los directores requieren cambios extensos o respuestas, el comité puede reunirse para compilar su respuesta y emitir un nuevo borrador. El jefe del comité de estatutos es típicamente un miembro de la junta con un rol de gobierno, quien presenta el borrador final de los estatutos en la reunión de la junta para su aceptación. Después de que la junta aprueba los estatutos, las organizaciones comúnmente requieren la presentación de la versión final en una reunión de miembros plenos para su ratificación y adopción.
Deberes de implementación
Una vez que los estatutos han sido aprobados y adoptados por la organización, el comité de estatutos pone a disposición copias en todas las áreas donde se llevan a cabo los negocios de la organización. Para las organizaciones con personal remunerado, el comité proporciona a la gerencia los estatutos y les exige que apliquen las secciones relevantes a las descripciones de trabajo de los empleados. Las políticas y procedimientos a los que se hace referencia en los estatutos deben implementarse en las áreas donde se aplican, como las políticas de contratación y compensación para la contratación de personal.
Gestión de actualizaciones
El comité de estatutos toma nota de las actualizaciones necesarias a lo largo del año y crea borradores revisados con regularidad, ya sea cuando se requieren una serie de actualizaciones y cambios o antes de la reunión general anual de la organización. El comité sigue el mismo proceso para las actualizaciones que para el borrador original, modificando la redacción cuando es necesario, haciendo circular la versión revisada y presentándola para su aprobación en una reunión de la junta. Los estatutos deben especificar si la aprobación de la junta es suficiente para cambios menores, o si los estatutos revisados requieren la adopción de los miembros antes de implementar los cambios.